Informativa Privacy Candidati ex art 13 e 14 Regolamento UE 679/2019 (“Regolamento”)
Shopfully S.p.A., società a socio unico soggetta all’attività di direzione e coordinamento di TL Fortify Interco, LLC, con sede legale in Via Giosuè Borsi 9 – 20143 Milano (MI) Italia (“Shopfully”), si impegna per tutelare la privacy dei candidati che inviano a Shopfully le proprie candidature attraverso la sezione “Lavora con noi” del sito https://shopfully.com/ di Shopfully o attraverso form cartacei. Questo documento (“Informativa”) è stato redatto al fine di consentirle di comprendere in che modo trattiamo i suoi Dati Personali, come più sotto definiti, nel processo di selezione ed analisi delle candidature. Si precisa che gli eventuali trattamenti di dati personali connessi alla gestione di segnalazioni effettuate da Lei, ai sensi della normativa whistleblowing applicabile, non rientrano nella presente informativa, ma sono disciplinati dalla specifica informativa privacy whistleblowing, reperibile al seguente link.
L’Informativa è volta a fornirle le informazioni necessarie affinché lei possa esprimere, se necessario, un consenso esplicito ed informato ai trattamenti sotto descritti, se lo ritiene opportuno.
In generale, ogni informazione o dato personale che fornirà nell’ambito della finalità di ricerca e selezione del personale, sarà trattato secondo i principi, internazionalmente riconosciuti, di liceità, correttezza, trasparenza, limitazione delle finalità e della conservazione, minimizzazione dei dati, esattezza, integrità e riservatezza.
1 Titolare del trattamento e Responsabile della protezione dei dati
Shopfully, come identificato all’inizio dell’Informativa, è il titolare del trattamento relativamente a tutti i Dati Personali che sono trattati nell’ambito del processo di selezione (di seguito “Titolare”).
Il Titolare ha nominato un Responsabile per la protezione dei dati (“DPO”), che può essere contattato per ottenere chiarimenti in merito al trattamento dei suoi Dati Personali al seguente indirizzo: dpo@shopfully.com
2 Tipi di dati oggetto del trattamento
Tramite la sua candidatura o successivamente durante il colloquio, potrebbe fornire al Titolare i suoi dettagli professionali/lavorativi (ad es. università frequentata, conoscenza delle lingue straniere, qualifiche professionali, aspettative del candidato e luogo di lavoro desiderato, link ai tuoi profili professionali sui social network, ecc.), la sua foto nonché la sua cover letter (“Domanda”).
a Dati da te forniti o raccolti da fonti pubblicamente accessibili o da terzi autonomi titolari.
Attraverso la Domanda, il Titolare raccoglie i dati personali che lei stesso comunica direttamente candidandosi a una posizione lavorativa nella sezione “Lavora con noi” del sito https://shopfully.com/ o indirettamente dalle terze parti liberamente consultabili o siti professionali (es. LinkedIn) a lei riferibili, se pubblicamente accessibili, per avere ulteriori informazioni utili a valutare la sua compatibilità con la posizione per cui si candida o attraverso terzi autonomi titolari del trattamento che hanno presentato la sua candidatura (es. agenzie di selezione del personale). Il trattamento avrà quindi oggetto i suoi Dati Personali, che potranno essere costituiti da un identificativo come il nome, un numero di identificazione, un identificativo online, o da uno o più elementi caratteristici della sua identità fisica, fisiologica, psichica, economica, culturale o sociale idonea a renderla identificato o identificabile (“Dati Personali”). Nell’ambito del processo di selezione, il Titolare potrà inoltre chiederle di completare assessment comportamentali e cognitivi tramite la piattaforma fornita da Predictive Index, LLC (“Predictive Index”). Attraverso tali assessment, verranno trattati i seguenti ulteriori Dati Personali: le sue risposte ai questionari, i profili comportamentali e i punteggi cognitivi generati dalla piattaforma, nonché eventuali dati tecnici connessi all’utilizzo della stessa (ad es. indirizzo IP, timestamp).
Attraverso il suo curriculum vitae (“CV”) il Titolare potrebbe acquisire dati personali di soggetti terzi (es. i riferimenti relativi a soggetti che raccomandano la tua selezione). Rispetto a tali ipotesi, lei si pone come autonomo titolare del trattamento, assumendosi tutti gli obblighi e le responsabilità di legge. In tal senso, conferisce sul punto la più ampia manleva rispetto ad ogni contestazione, pretesa, richiesta di risarcimento del danno che dovesse pervenire al Titolare da terzi soggetti i cui dati personali siano stati trattati attraverso il suo invio spontaneo in violazione delle norme sulla tutela dei dati personali applicabili. In ogni caso, qualora fornisca o in altro modo tratti dati personali di terzi, garantisce fin da ora – assumendosene ogni connessa responsabilità – che tale particolare ipotesi di trattamento si fonda su un’idonea base giuridica ai sensi degli artt. 6 e 9 del Regolamento che legittima il trattamento delle informazioni in questione.
b Categorie particolari di Dati Personali
Attraverso il suo CV potrebbero essere inoltre da lei comunicati dati personali appartenenti a categorie particolari, c.d. Dati Personali Particolari, ossia – dati personali idonei a rivelare l’origine razziale o etnica, le opinioni politiche, le convinzioni religiose o filosofiche, l’appartenenza sindacale; dati personali relativi alla salute o alla vita sessuale o all’orientamento sessuale della persona (art. 9(1) del Regolamento).
Non è intenzione del Titolare trattare tale tipologia di dati personali a meno che: a) non sia necessario ai fini dell’instaurazione del rapporto di lavoro con lei; b) conformemente a quanto prescritto dalla normativa e dai provvedimenti del Garante per la Protezione dei Dati Personali (“Garante”) pro tempore applicabili; c) previo suo consenso, in mancanza del quale non sarà possibile trattare tali dati personali.
Pertanto, il Titolare la invita a non comunicarli se non necessario ai fini dell’instaurazione del rapporto di lavoro, anche tenuto conto delle particolari mansioni e/o delle specificità̀ del profilo professionale per cui lei invia la sua Domanda.
Nel caso in cui lei fornisca spontaneamente all’interno del suo CV tali dati personali, la informiamo che dovrà esprimere il suo esplicito consenso in calce allo stesso, ai sensi dell’art. 9(2)(a) del Regolamento e più precisamente inserendo la seguente frase:
“Previa visione dell’Informativa Privacy Candidati ex art 13 e 14 Regolamento UE 679/2019, presto il mio consenso al trattamento dei miei Dati Personali Particolari come ivi definiti, per la finalità di Recruitment”
Eventuali dichiarazioni non veritiere rilasciate tramite la Domanda e/o in fase di eventuale proposta di lavoro, potrebbero dar luogo all’interruzione del processo di selezione o, se scoperte nel corso del rapporto di lavoro, alla risoluzione dello stesso.
3 Finalità, base giuridica e facoltatività del trattamento
I suoi Dati Personali saranno trattati sulla base di quanto previsto dal Regolamento e dei provvedimenti pro tempore vigenti del Garante per la protezione dei dati personali, per le seguenti finalità
a) esaminare le Domande dei candidati al fine di un eventuale primo contatto e colloquio con loro e valutare le attitudini comportamentali e le capacità cognitive dei candidati attraverso assessment erogati tramite la piattaforma Predictive Index, (“Recruitment“). I risultati degli assessment non costituiscono l’unico elemento su cui si basa la decisione di selezione e sono sempre soggetti a valutazione da parte del personale competente del Titolare. Se Lei invia i Suoi Dati personali attraverso la piattaforma “Truffls” gestita da Funke Works GmbH (“Funke”), Funke e Shopfully agiscono in qualità di contitolari del trattamento ai sensi dell’articolo 26 del GDPR. Ai sensi dell’articolo 26, paragrafo 2, del GDPR, La informiamo che Funke è responsabile della raccolta e dell’inoltro a noi dei Suoi dati personali, mentre Shopfully tratta i Suoi dati personali nell’ambito delle proprie procedure di reclutamento e selezione. Per maggiori dettagli sulle pratiche di trattamento dei dati di Funke, si prega di consultare l’informativa sulla privacy di Funke https://truffls.de/en/privacy/.
b) assolvere ad obblighi di legge che ci impongono la raccolta e/o l’ulteriore elaborazione di determinati tipi di Dati Personali (“Compliance”);
c) prevenire o individuare qualsiasi abuso o qualsiasi attività fraudolenta e dunque permetterci di tutelarci in giudizio (“Abusi/Frodi”);
d) condividere le Candidature con altre società facenti parte del gruppo di imprese di cui fa parte il Titolare del trattamento (il “Gruppo”) perché possano valutarle e contattarla nel caso ritengano valida la sua candidatura (“Condivisione intra-gruppo”); a questo riguardo, si prega di fare riferimento alla sezione 2.g della nostra Privacy Policy.
Le basi legali che utilizziamo per trattare i suoi Dati Personali, secondo le finalità indicate nel precedente paragrafo 3, sono le seguenti:
Il trattamento per la finalità di Recruitment è necessario per poter prendere in considerazione la sua Domanda e, quindi, è necessario per poter avviare il processo di selezione al fine di offrirle, eventualmente, una posizione lavorativa. Il conferimento dei suoi Dati Personali per questa finalità non è obbligatorio, ma in caso contrario non sarà possibile prendere in considerazione la sua Domanda.
Qualora volessi fornire i Dati Personali Particolari (es. dati inerenti alla salute, religione etc.) il Titolare avrà bisogno del suo specifico consenso, come indicato al punto 2.b).
Il trattamento per la finalità di Compliance è necessario al fine di assolvere eventuali obblighi di legge. Quando fornisce i suoi Dati Personali questi dovranno essere trattati secondo la normativa applicabile, il che potrebbe comportare la loro conservazione e comunicazione alle Autorità per obblighi contabili, fiscali o di altra natura.
Il trattamento per la finalità di Abusi/Frodi è necessario per prevenire e/o individuare eventuali attività fraudolente o abusi e dunque permetterci di tutelarci in giudizio.
Il trattamento per la finalità di Comunicazione intra-gruppo si basa sul nostro legittimo interesse, secondo quanto disposto dal Considerando 48 del Regolamento.
4 Destinatari
I suoi Dati Personali potranno essere condivisi con:
- soggetti che agiscono tipicamente in qualità di Responsabili del trattamento per conto del Titolare, ossia: i) persone, società o studi professionali che ci prestano attività di assistenza e consulenza in materia legale, contabile, selezione del personale, fornitori di piattaforme hosting e altre; ii) Predictive Index, LLC, in qualità di Responsabile del trattamento, per l’erogazione degli assessment comportamentali e cognitivi nell’ambito del processo di selezione.
- persone autorizzate al trattamento di Dati necessario a svolgere attività per conto del Titolare, che si siano impegnate alla riservatezza o abbiano un adeguato obbligo legale di riservatezza (es. i dipendenti del Titolare);
- società del Gruppo Shopfully, per finalità di Comunicazione intra-gruppo;
- soggetti, enti od autorità a cui sia obbligatorio comunicare i tuoi Dati Personali per finalità di Compliance, Abusi o Frodi, o per ordini delle Autorità;
5 Trasferimento di dati personali
Alcuni dei suoi Dati sono condivisi con Destinatari che si potrebbero trovare al di fuori dello Spazio Economico Europeo. Il Titolare assicura che il trattamento dei suoi Dati Personali da parte di questi Destinatari avviene nel rispetto della normativa applicabile. Invero, i trasferimenti vengono effettuati tramite adeguate garanzie, quali decisioni di adeguatezza, Standard Contractual Clauses approvate dalla Commissione Europea o altre. Maggiori informazioni sono disponibili presso il DPO scrivendo al seguente indirizzo: dpo@hopfully.com
6 Conservazione dei dati personali
Il Titolare conserva i suoi Dati Personali trattati per la finalità di Recruitment per il periodo strettamente necessario al perseguimento delle finalità sopraindicate e comunque per un periodo non superiore a 12 (dodici) mesi dal ricevimento del CV o dall’ultimo aggiornamento. Il Titolare si riserva la facoltà di contattare i candidati prima dello scadere di tale periodo per richiedere loro di estendere il periodo di conservazione dei loro Dati Personali o per chiedere un aggiornamento della Domanda. In caso di mancata risposta, eliminerà i Dati Personali raccolti. Qualora la Domanda non presenta i requisiti richiesti per la posizione lavorativa ricercata, ovvero non sia di interesse, potrebbe essere immediatamente eliminata. Qualora contenga Dati personali c.d. particolari ma non sia accompagnata da idoneo consenso al trattamento verrà immediatamente eliminata.
Il Titolare conserva i sui Dati Personali trattati per la finalità di Compliance per il periodo previsto da specifici obblighi legali o dalla normativa pro tempore applicabile.
Il Titolare conserva i sui Dati Personali trattati per la finalità di prevenzione di Abusi/Frodi per il tempo strettamente necessario alla suddetta finalità e dunque fino al momento in cui sarà tenuto a conservarli per tutelarsi in giudizio e comunicare detti dati alle Autorità competenti.
Il Titolare conserva i sui Dati Personali trattati per la finalità di Comunicazione intra-gruppo fino al perseguimento di detta finalità.
7 I suoi diritti
Lei ha il diritto di chiedere al Titolare, in qualunque momento: di accedere ai suoi Dati Personali, nonché ulteriori informazioni sui trattamenti in corso su di essi; di richiedere la rettifica o l’aggiornamento dei suoi Dati Personali, laddove fossero incompleti o non aggiornati; di richiedere la cancellazione dei suoi Dati Personali dai nostri database; di richiedere la limitazione del trattamento che il Titolare sta effettuando sui suoi Dati Personali; di ottenere in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico i Dati Personali che la riguardano ai sensi dell’art. 20 Regolamento; nonché di opporsi al trattamento dei suoi Dati Personali per la finalità di Condivisione intra-gruppo; di revocare il suo consenso al trattamento dei suoi Dati Personali Particolari forniti per la finalità di Recruitment.
Le richieste vanno rivolte per iscritto al seguente indirizzo: dpo@shopfully.com.
In ogni caso lei ha sempre diritto di rivolgersi all’Autorità di Controllo competente (Garante per la Protezione dei Dati Personali) qualora ritenga che il trattamento dei suoi Dati Personali sia contrario alla normativa in vigore.
8 Entrata in vigore
La presente informativa nel suo ultimo aggiornamento è in vigore da 31 Luglio 2026.